人材紹介で2件目の決定が出ないとき｜登録→面談→推薦→面接→内定のどこで止まっているかを見つけて直す

人材紹介で1件目のあと決定が出ないのは、珍しいことではない

最初の1件は、お知り合いや既存のお取引先から出ることが多いものです。

許可を取った直後は、社長や担当者の人脈から「ちょうど転職を考えている人がいる」「うちも人を探している」という話が集まります。この1件目はとても大切な実績です。ただし、多くの場合、それは人脈から生まれた決定で、仕組みから生まれた決定ではありません。

人脈から出る話には限りがあります。数か月たつと声がかからなくなり、そこで初めて「求職者をどこから集めるのか」「面談から推薦までをどう進めるのか」という問いに向き合うことになります。2件目が出ないのは、担当者の努力が足りないからではなく、1件目とは違う仕組みが必要になる時期に入ったからです。

1件目と2件目は、出どころが違う

弊社では、1件目の成約を「まだ『回り始めた』証拠ではありません」と捉え、6か月目以降に2件目を狙って出すことを次の段階としています。1件目が知り合い経由で出たことで安心してしまうのは、つまずきやすいパターンの1つです。1件目は人脈、2件目以降は集客と面談・推薦の型。出どころが違うので、1件目のやり方を繰り返しても2件目は出にくいのです。

「決定が出ない」を、段階の問題に言い換える

「決定が出ない」という言い方のままでは、打ち手が決まりません。決定は、登録→面談→推薦→面接→内定という5つの段階を通った結果です。どの段階で人が減っているのかが分かれば、直す場所は1つに絞れます。

決定までの5つの段階と、それぞれで起きていること

5つの段階で何が起きれば次へ進むのか、止まっているときに何が見えるのかを整理します。

内定のあとにもう1段ある（承諾・入社）

内定が出ても、求職者が承諾して入社するまで決定にはなりません。売上として入るのは入社のあとで、成約から入金までは入社の翌月末か翌々月末になることが多く、目安は2〜4か月です。内定のあとに辞退が続く場合は、5段目の中に「承諾」という段がもう1つあると考えて、別に数えてください。

どこで止まっているかを見つける｜段階ごとの数を毎週数える

止まっている場所は、毎週同じ表に数を書き続けると見えてきます。

決定数だけを追っていると、何を直せばよいかが分かりません。決定が0件の週でも、登録や面談は動いているはずです。段階ごとの数を週ごとに並べると、どこで流れが細くなっているかが一目で分かります。

数える表を1枚つくる

表の列は「週」「登録」「面談」「推薦」「面接」「内定」「承諾」の7つで足ります。ツールは表計算ソフトで十分です。大事なのは、毎週同じ曜日に、同じ定義で数えることです。たとえば「面談」は初回面談をした人数、「推薦」は企業に推薦した件数、というように、社内で言葉の意味をそろえておきます。

比べる相手は、先週の自社

他社の数字と比べても、求人の職種や地域、集客の方法が違えば意味が変わります。比べるのは、先週や先月の自社です。「登録は先月と同じなのに面談が半分になった」という変化こそが、直す場所を教えてくれます。

数が少ないうちは「件数」と「理由」を一緒に残す

許可を取って間もない時期は、1週間の数が1件や2件ということもあります。数が少ないと割合はぶれやすいので、件数と一緒に理由を1行ずつ残してください。「推薦しなかった：希望年収に合う求人が無い」「面接で見送り：転職理由の説明が弱い」といった記録が数件たまると、同じ理由が繰り返し出ていることに気づけます。

直す順番は、上の段から

複数の段で止まっているように見えるときは、上の段（登録に近い方）から直します。上の段が細いままだと、下の段を直しても通る人数が少なすぎて、効果が確かめられないからです。一度に直すのは1つの段だけにすると、何が効いたのかが分かります。

社長が毎週見るのは、表1枚と理由の行だけでよい

担当者に任せていても、経営者が毎週見るものは多くありません。15分ほどで、次の3つを担当者と確かめます。

責める場ではなく、次に直す場所を1つ決める場にすると、担当者も理由を正直に書くようになります。

人材紹介で求職者が集まらないとき（登録で止まる）

人材紹介がうまくいかないとき、最初に確かめたいのは求職者が集まっているかどうかです。1件目のあとに止まる会社でよく見られるのは、人脈からの登録が途切れ、次の入口が無い状態です。

確かめ方：登録の出どころを1件ずつ書き出す

これまでの登録者を1人ずつ見て、どこから来たのかを書き出します。「社長の知人」「取引先からの紹介」「自社サイト」「求人媒体」「SNS」などです。人脈からの登録がほとんどで、それ以外の出どころがほぼ無い場合、求職者が集まらない原因は、登録の仕組みがまだ無いことにあります。

打ち手①：本業の接点を、求職者の入口に変える

事業会社には、本業で毎日接している人がいます。人材派遣の登録スタッフ、不動産や住まいのサービスの利用者、自社サイトやメールマガジンの読者などです。こうした接点に、人材紹介の案内を自然に置けるかを検討します。どんな資産が求職者の入口になるかは人材紹介の立ち上げ支援の選び方「事業会社が人材紹介を始めると有利な理由」で、派遣の登録者を紹介につなげるときの考え方は派遣会社が人材紹介を始めるにはで詳しく書いています。なお、本業で預かった個人情報を人材紹介の案内に使う場合は、本人に示した利用目的の範囲かどうかを先に確認し、範囲の外であれば本人の同意を得てください。

打ち手②：LP・媒体・SNSの導線を1本決めて回す

接点が足りない場合は、求職者向けのLPと広告、求人媒体、SNSのうち、まず1本を決めて回します。複数を少しずつ試すと、どれが効いたのかが分かりません。1本を決めたら、登録の件数と登録後の面談の件数を、その導線ごとに数えます。登録は増えたのに面談につながらない導線は、集めている人と求人が合っていない可能性があります。

登録はあるのに面談につながらないとき

登録はあるのに面談の数が伸びないときは、登録から初回連絡までの流れを見直します。

確かめ方：登録から初回連絡までの時間を測る

直近の登録者について、登録の日時と、最初に連絡した日時を並べてみてください。求職者は複数の紹介会社や求人サイトを同時に使っていることが多く、連絡が遅れるほど他社との面談が先に進みます。本業と兼任している担当者の場合、連絡が翌日や週明けになっていることが少なくありません。

打ち手：初回連絡の文面と、日程の決め方を型にする

初回連絡の文面、面談の候補日の出し方、連絡がつかないときの再連絡のタイミングを、あらかじめ決めておきます。担当者が不在の日でも、誰かが同じ型で連絡できる状態にしておくと、兼任の体制でも遅れにくくなります。連絡文の下書きや日程調整の文面は、AIに任せやすい作業の1つです。

面談はしているのに推薦に進まないとき

面談の数はあるのに推薦が出ない場合、原因は大きく2つに分かれます。推薦できる求人が手元に無いか、面談で推薦に必要なことを聞けていないかです。

確かめ方：面談ごとに「推薦しなかった理由」を残す

面談した人ごとに、推薦しなかった理由を1行で残します。「希望の職種の求人が無い」「希望年収に合う求人が無い」なら求人の問題です。「転職の時期がまだ決まっていない」「希望がはっきりしない」が多いなら、面談で意向を整理しきれていないか、転職の意向がまだ弱い層を集めている可能性があります。理由を分けると、打つ手が変わります。

打ち手①：推薦できる求人の幅を広げる

求人が足りない場合、すべてを自社で開拓しようとすると時間がかかりすぎます。求人データベースで領域に合う求人を確保しつつ、自社の求人開拓を並行して進めるのが現実的です。本業の取引先から採用の相談を受けているなら、そこが自社開拓の最初の候補になります。

打ち手②：面談で聞く項目を型にする

転職理由、希望の条件とその優先順位、転職の時期、ほかに進んでいる選考の有無。この4つを毎回聞く項目として決めておくと、推薦の判断に必要な材料がそろいます。面談記録の要約はAIに任せられますが、本人の意向を見極めるのは担当者の仕事です。

推薦しても面接に進まないとき

推薦の数はあるのに書類選考で見送られる場合は、推薦する人と求人の合わせ方か、推薦文の伝え方に原因があることが多いです。

確かめ方：見送りの理由を企業から回収する

書類で見送られたときは、理由を企業に確認して記録します。「経験年数が足りない」「転職回数が気になる」など、同じ理由が続く場合は、求人の要件の聞き取りが浅い可能性があります。企業の担当者に、求人票に書かれていない「本当に重視していること」を聞いておくと、推薦の精度が上がります。書類で見送られる推薦が続くと、企業から次の求人を任されにくくなります。

打ち手：推薦文を「求人の要件に答える形」で書く

推薦文は、求職者の経歴を順に並べるのではなく、求人の要件1つずつに対して「この経験が当てはまる」と答える形で書きます。懸念がある点は隠さず、その点をどう考えているかを添えると、企業は判断しやすくなります。推薦文の下書きと、求人との合う点・懸念点の整理はAIに任せ、推薦するかどうかと最終確認は人が行います。

面接から内定・承諾に進まないとき

面接には進むのに内定が出ない、あるいは内定のあとに辞退される。ここで止まる場合は、面接の前後で求職者と企業の間に立てているかを見直します。

確かめ方：面接の前後に何をしたかを記録する

面接の前に企業の特徴や面接で聞かれやすいことを伝えたか、面接のあとに求職者と企業の両方から感想を聞いたか。これを面接ごとに記録します。面接の前後に何もしていない場合、紹介会社を通す意味が求職者にも企業にも伝わりにくくなります。

打ち手：面接の準備と、内定前の意向確認

面接の前には、企業が重視する点と、求職者の経験のどこを話すとよいかを一緒に整理します。面接のあとは、求職者の気持ちの変化と、ほかの選考の進み具合を確かめます。内定が出る前の段階で「内定が出たら入社するか」「迷うとしたら何か」を聞いておくと、内定後の辞退を減らす手を早めに打てます。在職中の方なら、退職を伝えたときに引き止められる可能性と、そのときどう考えるかも、内定の前に話しておくと安心です。

決定1件の重みは大きいものです。たとえば年収400万円の方が決まり、手数料が理論年収の30%なら、売上は約120万円です（手数料率は求人企業ごとに違います）。内定の手前まで来た1件を落とさないことは、新しい登録を何件も集めることと同じくらい価値があります。

人材紹介がうまくいかない会社に多い、体制の止まり方

段階ごとの問題とは別に、体制そのものが原因で止まることがあります。本業がある事業会社で起きやすいのは、次の3つです。

兼任だと、連絡の速さで負けやすい

本業と人材紹介を同じ人が担当していると、本業の締め切りが優先され、求職者への連絡や面接の調整が後回しになります。人材紹介は、連絡の速さがそのまま面談や承諾につながる仕事です。専任者を置けない場合でも、人材紹介に使う時間を曜日や時間帯で先に確保しておきます。

1件目の成功が、型にならないまま残る

1件目を決めた担当者の頭の中には、うまくいった理由がたくさんあります。ところが、それが記録や手順になっていないと、2件目で同じことを再現できません。1件目の流れを、登録から入社まで時系列で書き出し、どこで何をしたかを残しておくことが、型づくりの最初の一歩です。

判断の目安：専任者を置いて3か月動かす

自社だけで続けるか、外の支援を入れるかの目安として、弊社では「専任者を置いて3か月動かし、面談まで到達する求職者が継続的に出ているか」を見ています。出ていれば、自社で回せる状態に近づいています。出ていなければ、足りていないのは努力の量ではなく、集め方と進め方の設計です。

AIで少人数でも回す｜段階ごとにAIに渡す作業と人に残す判断

少人数の会社ほど、「手が回らない」で決定が止まります。

担当者が1〜2名のうちは、連絡、面談記録、推薦文、求人探し、企業とのやり取りを同じ人が抱えます。ここにAIを入れると、人の時間を面談と判断に戻せます。

求職者データベースを「掘り起こせる状態」にする

1件目のあとで見落とされやすいのが、これまで面談した人の記録です。面談のときには合う求人が無かった人も、新しい求人が入れば推薦できるかもしれません。面談記録を経験・希望・見送りの理由でタグ付けしておけば、新しい求人が入ったときにAIで候補を拾い直せます（案内してよいのは、本人に示した利用目的の範囲です）。新しく集めるより先に、手元の登録者を見直すことが、2件目への近道になることがあります。

推薦文の下書きと、求人開拓のアポリスト

推薦文の下書きと求人開拓のアポリスト作成は、少人数の会社で特に時間を取られる作業です。下書きと候補出しをAIに任せれば、担当者は「誰を推薦するか」「どの企業に会うか」を選ぶことに集中できます。詳しい渡し方と、個人情報を扱う前に決めるルールは人材紹介のAI活用・効率化に、支援での組み方は人材紹介立ち上げコンサルタントの支援ページにまとめています。

AIを使うときの前提：求職者の個人情報は、職業安定法と個人情報保護法の範囲で扱う必要があります。どのツールに何を入れてよいか、過去の登録者に新しい求人を案内してよい範囲（本人に示した利用目的）を、社内ルールとして先に決めてから使ってください。推薦の判断をAIに任せないこと、最終確認を人がすることも前提です。

人材紹介の2件目を狙って出すための90日の進め方

ここまでの内容を、90日の進め方にまとめます。期間は目安で、数字が動くまでの時間は求人の職種や集客の方法によって変わります。弊社の支援の見通し（例）でも、2件目以降を狙って出すのは6か月目以降、継続して成約が出る状態は12か月目が目安です。

最初の30日：数える・記録する

段階ごとの数を毎週数える表をつくり、推薦しなかった理由、見送りの理由、面接の前後にしたことを記録し始めます。あわせて、1件目の流れを時系列で書き出します。この30日は、直すことより、現状を正確に知ることを優先します。

次の30日：一番上の詰まりを1つだけ直す

表を見て、一番上の段で止まっている場所を1つ選び、そこだけを直します。登録なら導線を1本決めて回す、面談なら初回連絡の型をつくる、推薦なら求人の確保か面談の項目を見直す、という具合です。直したら、同じ表で数が動いたかを確かめます。

最後の30日：型にして、次の段へ

効いたやり方は、手順と文面として残し、担当者が代わっても同じことができる状態にします。そのうえで、次に詰まっている段へ移ります。この繰り返しが、1件目を人脈から、2件目以降を仕組みから出せる状態につながります。

支援事例｜決定が続く状態までの道のり

担当コンサルタントが個人として支援してきた立ち上げ・グロースのうち、2つの例です。

1つ目は最初の3か月で集客と体制・KPIを整え、4か月目以降は歩留まりの改善に、2つ目は本業の接点から得た求人と自社LPの集客を土台に、成約確度の引き上げに時間を使いました。どちらも決定数だけを追わず、手前の工程に手を入れ続けた例です。

※支援事例は、担当コンサルタントの個人としての支援実績に基づきます。いずれも成功条件3つ（集客の導線または予算がある／専任者を置ける／型どおりに実行できる）を満たしていた企業の例で、すべての企業で同様の成果を保証するものではありません。

LAPUPのグロース支援と担当コンサルタント

LAPUPは、もともと求人媒体の運用改善や採用LPを手がける採用支援の会社です。人材紹介事業の立ち上げ・成長支援では、許可を取ったあとに決定が続かない会社に向けて、落ちている工程の特定から、集客・面談・推薦の型づくり、CA・RAの育成までを伴走します。

「決定数」の手前にある工程を分解し、どこを直すかを特定するのが、担当コンサルタントの仕事です。支援は立ち上げ（最長6か月）とその後のグロースで、1社あたりの伴走期間は1年以上が標準です。